Dottore, mi darebbe una copia della mia cartella clinica gratuitamente?

Non di rado accade che i pazienti richiedano una copia del proprio fascicolo odontoiatrico, comunemente definito “cartella clinica”. Varie sono le motivazioni sottese a tale richiesta: tra queste la necessità di entrarne in possesso per consegnare copia a un altro specialista con l’obiettivo di una diversa valutazione medica o per fini legali.

Può succedere, talvolta, che il destinatario della richiesta si rifiuti di dar seguito a tale istanza, ritenendo che non sia un atto dovuto, che il paziente dovrebbe sottoporre la richiesta alla sede centrale (nel caso di strutture multisede) o che non si è provveduto a conservare la cartella. Oppure che, per restituirla, venga richiesto un importo economico più o meno elevato.

Ci si chiede, dunque: consegna del fascicolo odontoiatrico sì o no? E se sì, bisogna richiedere un corrispettivo per il rilascio?

Una prima risposta in tal senso si rinviene nel Codice di deontologia medica 2017 che identifica le regole, ispirate ai principi di etica medica, che disciplinano l’esercizio professionale del medico chirurgo e dell’odontoiatra – di seguito indicati con il termine “medico” – iscritti ai rispettivi albi professionali. Una risposta chiara, che non lascia spazio ad interpretazioni, è la seguente:

Art. 25 “Documentazione sanitaria – Il medico deve, nell’interesse esclusivo della persona assistita, mettere la documentazione clinica in suo possesso a disposizione della stessa o del suo rappresentante legale o di medici e istituzioni da essa indicati per iscritto”.

La mancata produzione della documentazione richiesta da parte di una paziente costò a un odontoiatra iscritto all’Albo dei medici e odontoiatri di Cosenza la sospensione di un mese dall’attività, decisione che venne poi confermata dalla CCEPS.

Nel 2017 la legge Gelli-Bianco ha inoltre sancito che:

“La direzione sanitaria della struttura pubblica o privata, entro sette giorni dalla presentazione della richiesta da parte degli interessati aventi diritto, in conformità alla disciplina sull’accesso ai documenti amministrativi e a quanto previsto dal codice in materia di protezione dei dati personali, di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, fornisce la documentazione sanitaria disponibile relativa al paziente, preferibilmente in formato elettronico; le eventuali integrazioni sono fornite, in ogni caso, entro il termine massimo di trenta giorni dalla presentazione della suddetta richiesta”.

In altre parole, è diritto del cittadino paziente richiedere e ottenere (in un breve lasso di tempo) la propria documentazione sanitaria, senza doverne giustificare il motivo¹ al titolare del trattamento dei dati.

E parlando di trattamento dei dati occorre ricordare che la documentazione sanitaria rientra in quei dati sensibili disciplinati dal GDPR (General Data Protection Regulation), in vigore dal 25 maggio 2018, e che si caratterizza per avere portata generale (coinvolgendo tutti i paesi dell’Unione Europea) e applicabilità diretta in tutti i suoi elementi. Tra gli articoli più rilevanti rientra:

Art. 12 paragrafo 3 “Il titolare del trattamento fornisce all’interessato le informazioni relative all’azione intrapresa riguardo a una richiesta ai sensi degli articoli da 15 a 22 senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. Tale termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste. Il titolare del trattamento informa l’interessato di tale proroga, e dei motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta. Se l’interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, le informazioni sono fornite, ove possibile, con mezzi elettronici, salvo diversa indicazione dell’interessato.

Paragrafo 4 Se non ottempera alla richiesta dell’interessato, il titolare del trattamento informa l’interessato senza ritardo, e al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta, dei motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un’autorità di controllo e di proporre ricorso giurisdizionale”.

Anche per il GDPR il titolare dei dati è tenuto a fornire copia dei dati personali, arrivando persino a conferire uno status di diritto all’interessato, prevedendo la possibilità di proporre ricorso contro l’inottemperanza del titolare.

Paragrafo 5 “Le informazioni fornite ai sensi degli articoli 13 e 14 ed eventuali comunicazioni e azioni intraprese ai sensi degli articoli da 15 a 22 e dell’articolo 34 sono gratuite. Se le richieste dell’interessato sono manifestamente infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo, il titolare del trattamento può:

a) addebitare un contributo spese ragionevole tenendo conto dei costi amministrativi sostenuti per fornire le informazioni o la comunicazione o intraprendere l’azione richiesta;

oppure

b) rifiutare di soddisfare la richiesta.

Incombe al titolare del trattamento l’onere di dimostrare il carattere manifestamente infondato o eccessivo della richiesta.

Art. 15 paragrafo 3 “Il titolare del trattamento fornisce una copia dei dati personali oggetto di trattamento. In caso di ulteriori copie richieste dall’interessato, il titolare del trattamento può addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi. Se l’interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, e salvo indicazione diversa dell’interessato, le informazioni sono fornite in un formato elettronico di uso comune”.

Gli interessati hanno quindi diritto di accedere ai propri dati personali (sanitari nel caso di specie) oggetto di trattamento. Non solo, andrà agevolata da parte del titolare la possibilità di richiedere ed ottenere gratuitamente l’accesso ai dati da parte dell’interessato² e ottenerne una prima copia a titolo gratuito (senza ledere i diritti e le libertà altrui).

In una recente sentenza la Corte di Giustizia Europea (EU:2023:811, C-307/22 del 26/10/2023) ha deciso che:

• l’obbligo di fornire all’interessato, a titolo gratuito, una prima copia dei suoi dati personali oggetto di trattamento grava sul titolare del trattamento anche qualora tale richiesta sia motivata da uno scopo estraneo a quelli di cui al considerando 63 (del GDPR), prima frase, di detto regolamento;
• una normativa nazionale adottata prima dell’entrata in vigore di tale regolamento può rientrare nell’ambito di applicazione di detta disposizione. Tuttavia, una siffatta facoltà non consente di adottare una normativa nazionale che, al fine di tutelare gli interessi economici del titolare del trattamento, ponga a carico dell’interessato le spese di una prima copia dei suoi dati personali oggetto di tale trattamento;
• nell’ambito di un rapporto medico/paziente, il diritto di ottenere una copia dei dati personali oggetto di trattamento implica che sia consegnata all’interessato una riproduzione fedele e intelligibile dell’insieme di tali dati. Tale diritto presuppone quello di ottenere la copia integrale dei documenti contenuti nella sua cartella medica che contengano, tra l’altro, detti dati, qualora la fornitura di una siffatta copia sia necessaria per consentire all’interessato di verificarne l’esattezza e la completezza nonché per garantirne l’intelligibilità. Per quanto riguarda i dati relativi alla salute dell’interessato, tale diritto include in ogni caso quello di ottenere una copia dei dati della sua cartella medica contenente informazioni quali diagnosi, risultati di esami, pareri di medici curanti o eventuali terapie o interventi praticati al medesimo.

NOTE

1 Considerando 59 del GDPR: “È opportuno prevedere modalità volte ad agevolare l’esercizio, da parte dell’interessato, dei diritti di cui al presente regolamento, compresi i meccanismi per richiedere e, se del caso, ottenere gratuitamente, in particolare l’accesso ai dati, la loro rettifica e cancellazione e per esercitare il diritto di opposizione. Il titolare del trattamento dovrebbe predisporre anche i mezzi per inoltrare le richieste per via elettronica, in particolare qualora i dati personali siano trattati con mezzi elettronici. Il titolare del trattamento dovrebbe essere tenuto a rispondere alle richieste dell’interessato senza ingiustificato ritardo e al più tardi entro un mese e a motivare la sua eventuale intenzione di non accogliere tali richieste”.

2 Considerando 59 del GDPR: “È opportuno prevedere modalità volte ad agevolare l’esercizio, da parte dell’interessato, dei diritti di cui al presente regolamento, compresi i meccanismi per richiedere e, se del caso, ottenere gratuitamente, in particolare l’accesso ai dati, la loro rettifica e cancellazione e per esercitare il diritto di opposizione. Il titolare del trattamento dovrebbe predisporre anche i mezzi per inoltrare le richieste per via elettronica, in particolare qualora i dati personali siano trattati con mezzi elettronici. Il titolare del trattamento dovrebbe essere tenuto a rispondere alle richieste dell’interessato senza ingiustificato ritardo e al più tardi entro un mese e a motivare la sua eventuale intenzione di non accogliere tali richieste”.

TAKE HOME MESSAGE

La documentazione sanitaria deve esser fornita dal titolare del trattamento dei dati (e quindi dalla struttura sanitaria), a semplice richiesta dell’interessato o di un suo legale rappresentante, entro sette giorni dalla richiesta fino ad un massimo di trenta, e una prima copia deve essere prodotta a titolo gratuito, possibilmente in formato elettronico.