Risorse umane – migliorare la produttività e la qualità nel lavoro di tutto il team di studio

Erogare benefit economici ai pazienti, ai soci, ai collaboratori e ai dipendenti: come comportarsi economicamente
e fiscalmente

Il concetto di benefit economico, per quanto utilizzato comunemente, può avere un significato particolarmente complesso; può infatti rappresentare concetti molto diversi tra loro:

1. un incentivo alla maggiore produttività ad esempio per dipendenti o collaboratori (dove per produttività non si intende solo un più rapido tempo di esecuzione del proprio lavoro ma anche, ad esempio, una maggiore qualità o una maggiore soddisfazione del paziente);
2. una gradita remunerazione per chi ha investito tempo e denaro nella propria attività (i soci nel caso di S.r.l., S.t.p. o S.p.A.);
3. un gradito omaggio verso pazienti strategici o considerati particolarmente meritevoli;
4. un incentivo a un paziente per un pagamento anticipato per evitare spiacevoli “costi di incasso” (anche in termini di tempo necessario e forze profuse per farsi pagare);
5. un incentivo al convincimento di un paziente nell’accettare un piano di cura particolarmente rilevante.

Premi produttività per i dipendenti: quali limiti?

Per i collaboratori è possibile, comprendendo prima che questo sia il giusto obiettivo per loro, fissare dei target, chiari e oggettivi, al raggiungimento dei quali il collaboratore possa essere premiato, anche economicamente.

Sul fronte dei dipendenti il discorso si fa più complesso in quanto i contratti di lavoro prevedono una serie di limitazioni alle remunerazioni variabili, tuttavia seppur in componente limitata, è possibile prevedere “premi di produttività” per eventuali dipendenti appositamente prescelti. Ci preme però sottolineare come molto spesso validissimi dipendenti non ragionino in termini di maggior stipendio per misurare la propria soddisfazione lavorativa. La soddisfazione da maggior stipendio è una caratteristica tipica del professionista autonomo o dell’imprenditore e quindi non si deve compiere l’errore di voler utilizzare un obiettivo da professionista/imprenditore ad un soggetto che ha scelto di lavorare come dipendente. Maggiore complessità presenta il tema dei collaboratori, igienisti o colleghi più o meno esperti, in quanto anche in virtù dell’età e della situazione familiare specifica (che evidenzia necessità economiche) l’obiettivo ed il premio in denaro possono essere più o meno rilevanti.

Benefit per i pazienti

In riferimento ai pazienti, invece, ragionando anche qui caso per caso, è doveroso ricordare come la componente economica non sia, per fortuna, l’unica variabile di valutazione della soddisfazione di un paziente. Alcuni pazienti saranno più contenti di una particolare attenzione nei loro confronti, piuttosto che di una rassicurazione o ancora di “un’emozione” anche se di scarso valore economico (si pensi ad esempio ad un genitore a cui venga regalato dallo studio un gioco per i propri figli). Tuttavia, applicare uno “sconto per pagamento immediato” a un paziente può essere una buona soluzione per ridurre i tempi di incasso, garantirsi in anticipo la provvista finanziaria per far fronte a spese ad esempio di laboratorio, risparmiare il tempo proprio e della propria struttura che si perderebbe “rincorrendo” un paziente poco puntuale nel pagamento. Ancora, un corretto sconto a un paziente potrebbe spingerlo a prendere una decisione, seppur in modo un po’ impulsivo, a favore dell’accettazione di un piano di cura importante, e per lui anche molto utile, che però stenta ad approvare per motivazioni economiche.

Infine, trattiamo l’aspetto relativo ai soci, dove invece la componente economica, ossia gli utili a fine anno, sono forse la parte più rilevante e quindi, pur nel pieno rispetto dell’etica professionale e di corrette politiche di investimento per il futuro, si dovrà cercare di massimizzare il risultato economico di loro spettanza.

Aspetti fiscali dei “benefit”

Sul fronte dei benefit ai dipendenti si è già detto nello scorso contributo, mentre la tassazione relativa a benefit, ossia “dividendi”, per i soci il ragionamento si applica soltanto a soci di S.r.l., S.p.A. o S.t.p.. Infatti il professionista individuale o lo studio associato sono già tassati sui redditi prodotti dallo studio secondo il criterio di cassa, anche se questi, posto che ci siano, rimarranno sul conto dello studio e non verranno distribuiti ai “legittimi proprietari”.

Qualora invece si tratti di socio di società di capitali la tassazione varierà tra:

• un 26% per i soci che abbiano una percentuale pari o inferiore al 20% di quote o azioni;
• un’aliquota variabile a seconda del proprio reddito complessivo su circa solo il 50% (il 49,72% per l’esattezza) del dividendo ricevuto, qualora però si abbia una percentuale di quote o azioni superiore al 20%.

Sul fronte degli omaggi ai pazienti invece si deve distinguere tra il professionista individuale o lo studio associato (che producono reddito di lavoro autonomo) e le società di capitali (S.r.l., S.p.A. o S.t.p.) che producono reddito d’impresa.
I primi dedurranno eventuali omaggi a pazienti (la cui consegna andrebbe documentata) nel limite massimo annuo dell’1% del totale dei compensi incassati nell’anno (se si fatturano per ipotesi € 300.000 all’anno si parlerà quindi di € 3.000).

Per le società di capitali invece il limite è più alto e si riferisce all’1,5% dei compensi (se si fatturano per ipotesi sempre € 300.000 all’anno si parlerà quindi di € 4500). In più saranno sempre deducibili gli omaggi di valore unitario inferiore ai € 50 (comprensivi dell’IVA).

Alessandro Terzuolo
Umberto Terzuolo

Archiviare le informazioni dei clienti: responsabilità civilistiche ed assicurative

La documentazione del caso clinico, le informazioni sul paziente, le immagini, i modelli in gesso, l’intero corredo di dati personali, sono di proprietà giuridica esclusiva del paziente.
Il medico non è altro che il “custode” di questi dati ed ai sensi delle vigenti leggi è tenuto a custodire appunto questi dati, garantendone la sicurezza della loro protezione e la riservatezza.

Dal punto di vista del medico, senza scomodare necessariamente la legge, basta far riferimento al codice deontologico vigente (codice deontologico FNOMCeO) al cui rispetto sono tenuti tutti gli iscritti agli Albi dei medici chirurghi e dei medici odontoiatri.
Tale codice infatti afferma, circa il segreto professionale e la riservatezza dei dati “sensibili”, che:
“… Il medico deve mantenere il segreto su tutto ciò di cui è a conoscenza in ragione della propria attività professionale.
…
Il medico informa i collaboratori e discenti dell’obbligo del segreto professionale sollecitandone il rispetto. … La rivelazione è ammessa esclusivamente se motivata da una giusta causa prevista dall’ordinamento o dall’adempimento di un obbligo di legge… (Art. 10
Segreto professionale).

“… Il medico acquisisce la titolarità del trattamento dei dati personali previo consenso informato dell’assistito o del suo rappresentante legale ed è tenuto al rispetto della riservatezza, in particolare dei dati inerenti alla salute e alla vita sessuale.
Il medico assicura la non identificabilità dei soggetti coinvolti nelle pubblicazioni o divulgazioni scientifiche di dati e studi clinici.
… Il medico può trattare i dati sensibili idonei a rivelare lo stato di salute della persona solo con il consenso informato della stessa o del suo rappresentante legale e nelle specifiche condizioni previste dall’ordinamento …” (Art. 11 e 12
Riservatezza dei dati personali e Trattamento dei dati sensibili).

Nel testo degli articoli citati sono racchiusi i doveri/limiti del medico ed è inoltre ben codificato il ruolo di garanzia, rispetto alle informazioni personali di un paziente, del medico. Negli articoli che seguono ancor più viene precisato il ruolo del medico nei confronti del paziente dal punto di vista documentale:

• Obbligo di certificare quanto personalmente constatato.
  (Art. 24
Certificazione.
”Il medico è tenuto a rilasciare alla persona assistita certificazioni relative allo stato di salute che attestino in modo puntuale e diligente i dati anamnestici raccolti e/o i rilievi clinici direttamente constatati od oggettivamente documentati”).
• Obbligo di messa a disposizione della documentazione che, ribadiamo, NON è del medico ma è di esclusiva proprietà del paziente.
  (Art. 25
Documentazione sanitaria.
”Il medico deve, nell’interesse esclusivo della persona assistita, mettere la documentazione clinica in suo possesso a disposizione della stessa o del suo rappresentante legale o di medici e istituzioni da essa indicati per iscritto….”).
• Così essendo il medico obbligato a redigere cartella clinica, oggi ancora frequentemente ed erroneamente da alcuni ipotizzato che di detta cartella clinica non vi sia obbligo in ambito privatistico.
  (Art. 26
Cartella clinica.
”Il medico redige la cartella clinica, quale documento essenziale dell’evento ricovero, con completezza, chiarezza e diligenza e ne tutela la riservatezza; le eventuali correzioni vanno motivate e sottoscritte.
Il medico riporta nella cartella clinica i dati anamnestici e quelli obiettivi relativi alla condizione clinica e alle attività diagnostico-terapeutiche a tal fine praticate; registra il decorso clinico assistenziale nel suo contestuale manifestarsi o nell’eventuale pianificazione anticipata delle cure nel caso di paziente con malattia progressiva, garantendo la tracciabilità della sua redazione…”).

Dal punto di vista assicurativo, ove quindi venisse attivata una richiesta di risarcimento danni ed intervenisse per conseguenza, in “manleva” del professionista, la propria polizza in Responsabilità Civile Professionale, va da se che la possibilità di sostenere una adeguata difesa della posizione dell’assicurato si baserà sulla completezza dei dati diagnostici pre-cure e di descrizione del percorso di terapia. Tale difesa passa quindi dalla esibizione della documentazione in copia del caso clinico di cui il medico avrà disponibilità, fatti salvi i casi in cui il paziente ne abbia chiesta la distruzione (ma in questo caso e con eccezione dei documenti di cui è obbligatoria la conservazione e di cui non è quindi consentita la distruzione, il medico potrà esibire la richiesta scritta del paziente di distruzione dei dati, assolvendo comunque al suo dovere di “prova”; per la verità non è noto a chi scrive alcun caso di questa fattispecie in ambito stomatologico da quando è vigente la cosiddetta legge sulla privacy).

Marco Lorenzo Scarpelli

Dall’area amministrativa alla segreteria: suggerimenti
per lavorare meglio

Oggi analizzeremo l’area amministrativa e di segreteria di uno studio odontoiatrico, cercando di focalizzare la nostra attenzione su quegli aspetti che, se ben studiati in fase di progetto, possono produrre uno spazio lavorativo efficiente e funzionale.
Come già trattato in altri precedenti articoli, alla base di una buona progettazione dello spazio di lavoro, vige una prassi fondamentale: la progettazione di ogni ambiente deve partire da una corretta analisi dei processi e del tipo di lavoro svolto, considerando la specificità di ogni singolo caso. Questa indicazione vale sia che si tratti di una zona operativa che di una direzionale, compresi gli spazi di segreteria e d’ufficio. Si può dunque dedurre che ogni casistica di intervento conduca a un progetto su misura costruito sullo specifico caso e diverso da studio a studio. Possiamo comunque riconoscere, ad un primo livello di progettazione, alcune caratteristiche comuni agli ambienti operativi che potremmo riassumere nei seguenti punti.

1. POSIZIONAMENTO

È bene che questo ambiente sia collocato a livello distributivo in una zona compatta e ben identificabile già dall’ingresso, per favorire un contatto diretto con i pazienti direttamente in reception, o in un ufficio dedicato che possa garantir loro la giusta riservatezza. Ovviamente prevedere questo aspetto è sempre più utile quanto maggiori sono le dimensioni della clinica in esame.
Gli uffici amministrativi devono comunque essere posti in una zona che ne garantisca l’adeguata privacy e pertanto è fondamentale un corretto studio dei percorsi medico/paziente nella clinica, altrettanto strategica infatti è la vicinanza con le aree operatorie e in particolare con lo studio del medico.

2. DIMENSIONAMENTO

Altro aspetto strettamente connesso alla funzionalità dello spazio è l’individuazione dell’adeguata misura degli uffici, bilanciandone il dimensionamento con il numero di sale operatorie che lo studio dovrà ospitare e il numero di dipendenti che lavoreranno nell’area amministrativa.
Occorre tenere presente infatti che una delle cause che concorre a diminuire l’efficienza e ad aumentare la possibilità di errori in quest’ambiente risulta essere proprio l’interferenza spaziale. Ogni postazione dovrà essere ben distinta e avere uno spazio dedicato. Anche nei casi di piccoli studi, che necessitano di una o due postazioni, questo tema non va sminuito, spesso infatti si tende a sottovalutare quanto possa essere utile avere uno spazio direzionale comodo e ampio.

3. LOCALI ACCESSORI

A seconda della dimensione dello studio è bene, all’aumentare delle dimensioni, implementare la superficie dell’area direzionale con l’affiancamento di alcuni locali accessori. Fondamentali infatti già per i piccoli studi sono un piccolo archivio, un’area break, e per gli studi più grandi un’adeguata sala riunioni.
La presenza di questi locali potrebbe alleggerire gli uffici di alcune funzionalità a favore di una dimensione più contenuta, utile anche a creare un maggior ordine dello spazio di lavoro.

4. CARATTERISTICHE SPAZIALI

Gli ambienti amministrativi e di segreteria sono quelli con maggior permanenza continuativa di personale, proprio per questo motivo a loro va dedicata particolare attenzione in fase progettuale.
Riuscire ad ottenere uno spazio confortevole è fondamentale per aumentare la redditività; questi uffici dovranno garantire a chi vi lavora un adeguato comfort acustico, essere comodi, luminosi e caratterizzati da un ambiente stimolante. Tali riflessioni non si dovrebbero fermare al livello di layout distributivo, ma andrebbero applicate anche nella scelta della disposizione degli arredi.
Con particolare attenzione alla postazione di lavoro, le stesse sedute e scrivanie non solo dovranno rispettare dei requisiti minimi, utili a garantirne l’ergonomicità, ma è fondamentale che vengano collocate nello spazio in modo da sfruttare al massimo il loro rapporto con finestre, porte e percorsi.

5. MATERIALI E STRUTTURE

Ulteriore aspetto da considerare è la scelta del tipo di struttura e di materiali per realizzare questi spazi, la corretta valutazione di questi elementi può cambiare completamente uno spazio. Per chiarire meglio questo concetto analizziamo due esempi.
La scelta di una giusta parete potrebbe offrire molti vantaggi, ad esempio immaginando di intervenire in un ambiente mal isolato acusticamente e poco luminoso, scegliere l’utilizzo di pareti mobili contenenti un buon isolamento acustico non solo risolverebbe il primo problema, ma potrebbe garantire un adeguato comfort luminoso se si immagina l’utilizzo di pareti che abbiano la porzione più alta completamente vetrata (gli ultimi 50 centimetri prima del soffitto), in modo da favorire il passaggio della luce e ampliare visivamente lo spazio.
Altro esempio di natura ancor più operativa potrebbe essere quello offerto dall’utilizzo di pavimenti galleggianti o controsoffitti smontabili, questa scelta permetterebbe una forte flessibilità di ricablaggio delle reti impiantistiche e dati, evitando antiestetiche e ingombranti canaline, che vincolerebbero le scrivanie in prossimità delle pareti.

Come anticipato un buon progetto è sempre studiato sulla base di ogni specifico caso, questi punti dovrebbero rappresentare utili valutazioni per coloro che stanno decidendo di riorganizzare questa porzione dello studio e possono costituire un utile strumento di partenza per il medico e che sta cominciando un dialogo con il professionista di fiducia, finalizzato a scegliere con lui la soluzione più adatta alle sue specifiche esigenze.

Marco Porro